Funding Opportunities

Request for Proposals for Legal Support

Request for Proposals (RFP) for Legal Support

Summary

The United Nations Foundation’s Clean Cooking Alliance is accepting proposals forcThe Haiti Cookstoves and Clean Energy Market Project. The Haiti Cookstoves and Clean Energy Market Project, funded by the government of Canada, sets the foundation for a long-term sustainable market transformation for cleaner and more efficient cooking solutions. Our efforts entail a combination of sector-wide, market development activities to increase sales of cleaner and more efficient cookstoves and fuels by Haitian businesses driving consumer demand to use cleaner more efficient stoves and fuels; and policy and advocacy to enable the continued growth of the clean cookstoves and fuels market. The Project is led by the Clean Cooking Alliance (CCA), in close collaboration with the Government of Haiti, local stakeholders, practitioners, the private sector, donors, civil society organizations, and UN agencies.

Background of Organization

The Clean Cooking Alliance works with a global network of partners to build an inclusive industry that makes clean cooking accessible to the three billion people who live each day without it. Established in 2010, the Alliance is driving consumer demand, mobilizing investment to build a pipeline of scalable businesses, and fostering an enabling environment that allows the sector to thrive. Clean cooking transforms lives by improving health, protecting the climate and the environment, empowering women, and helping families save time and money.

Objective

As part of its operations in Haiti, CCA is seeking a law firm that can provide legal services to support the implementation of its project activities.

Scope of Work and Deliverables

The support of legal services will include the following areas:

• Support in the preparation and review of legal documents related to the organization’s operations
• Review of administrative contracts, employment contracts, and contracts with contractors
• Formulation of recommendations and legal support for all litigation and disputes arising from the organization’s operations

Project Period of Performance

Project activities are scheduled to run through March 31, 2022

Technical Requirements

• Be a duly registered firm authorized to operate in Haiti
• Have at least seven years of experience in providing the legal services described above
• Be able to communicate in both English and French (written & spoken).

Presentation of the offer:

The bid should include the following:

• The Consultant’s experience in providing similar services
• The administrative structure of the Consultant’s firm
• A copy of the administrative documents which indicate that the Consultant is duly registered
• A letter of recommendation from two organizations to which the Consultant provides or has provided similar services
• Demonstrated experience working with international NGOs as well as supported foreign non-profit and understanding of legal compliance in-country
• A budget that provides the cost for the services

Timeline

Budget

A detailed budget in US Dollars must be submitted with the proposal. The budget should include both pre-tax and net of tax values. The budget should include direct costs (Personnel, Fringe Benefits, Travel, Sub-Agreements, Equipment, Supplies, etc.), as well as indirect costs (overhead). For indirect costs, please indicate a list of expenses covered by the indirect rate. For all direct cost, please include assumptions that were made to arrive at line-item costs (e.g., 2 trips @ $1,500/trip = $3,000 or 20 staff hours @ $40/hour = $800).

The proposal should also include the titles of the personnel supporting the engagement with billable daily rates. Additionally, if applicable, personnel must submit estimates for retainers, and any associated recurring or monthly fees

If a bid has a mathematical discrepancy, the Alliance may correct the discrepancy and notify the Consultant of the adjustment. In such circumstances, the Consultant may choose to withdraw their bid.

Evaluation process

The Clean Cooking Alliance will review all written proposals and may request a phone or in-person interview and/or updated submission to address questions or provide clarification.  The Alliance will use the following criteria in our evaluation.

Intent and disclaimer

This RFP is made with the intent to identify a Consultant to deliver results as described in this RFP.  UNF/the Clean Cooking Alliance will rely on the Consultant’s representations to be truthful and as described.  The Clean Cooking Alliance assumes it can be confident in the Consultant’s ability to deliver the product(s) and/or service(s) proposed in response to this RFP.

If the Clean Cooking Alliance amends the RFP, copies of any such amendments will be sent to all respondents to the proposal.

Proposal Guidelines and Requirements

• This RFP is open to multiple partners and is a competitive process.
• Proposals received after 09/21/2021 at 8 PM EST will not be considered.
• The price provided should be in US dollars and should contain both pre-tax and net of tax values. If the process excludes certain fees or charges, the applicant must provide a detailed list of excluded fees with a complete explanation of the nature of those fees.
• The Alliance prefers a single point of contact who manages deliverables. If the execution of work to be performed by the Consultant requires the hiring of sub-contractors, the Consultant must clearly state this in the proposal. Sub-contractors must be identified and the work they will perform must be defined. Subcontractors are subject to vetting and approval of UNF/the Alliance.
• The Alliance will not refuse a proposal based upon the use of subcontractors; however, we retain the right to refuse the sub-contractors you have selected.
• Provisions of this RFP and the contents of the successful responses are considered available for inclusion in final contractual obligations.

Format for Proposal

Proposals must include applicant signature as well as a signed declaration form. Proposals must include the full legal name of applicant, as well as legal formation and ownership structure (e.g., incorporation certification, tax status and ID, etc.).

Contracting and Compliance

The Alliance will negotiate contract terms upon selection. A copy of the contract terms and conditions will be provided upon selection. All contracts are subject to review by the UN Foundation’s Business Services and Budget Reporting team. The project will start upon the complete execution of the contract. The contract will outline terms and conditions, scope, budget, and applicable flow down terms. Selected recipient(s) must comply with Alliance, United Nations Foundation, and funder compliance requirements. The selected recipient(s) must also undergo detailed legal, financial, and commercial due diligence.

Release

The Consultant understands that the Clean Cooking Alliance has chosen to solicit an RFP for consulting services, and that the Consultant’s response does not guarantee that the Clean Cooking Alliance will enter into a new contract with the Consultant or continue any current contract(s) with the Consultant.

The Consultant agrees that Clean Cooking Alliance may, at its sole discretion:

• Amend or cancel the RFP, in whole or in part, at any time
• Extend the deadline for submitting responses
• Determine whether a response does or does not substantially comply with the requirements of the RFP
• Waive any minor irregularity, informality or nonconformance with the provisions or procedures of the RFP
• Negotiate with all Consultants UNF deems acceptable
• Issue multiple awards
• Photocopy the responses for evaluation/review

This RFP is not an offer to contract. The Clean Cooking Alliance assumes no responsibility for Consultant’s cost to respond to this RFP. All responses become the property of the Clean Cooking Alliance

The Consultant, by submitting a response to this RFP, waives all right to protest or seek any legal remedies whatsoever regarding any aspect of this RFP.

• The Consultant is bankrupt or being wound up, is having their affairs administered by the courts, has entered into an arrangement with creditors, has suspended business activities, is subject of proceedings concerning those matters, or is in any analogous situation arising from a similar procedure provided for in national legislation or regulations.
• The Consultant or persons having powers of representation, decision-making or control over them have been convicted of an offense concerning their professional conduct by a final judgment.
• The Consultant has been found guilty of grave professional misconduct; proven by any means which the Alliance can justify.
• The Consultant has not fulfilled obligations relating to the payment of social security contributions or taxes in accordance with the legal provisions of the country in which they are established, or within the United States of America, or those of the country where the contract is to be performed.
• The Consultant or persons having powers of representation, decision-making or control over them have been convicted for fraud, corruption, involvement in a criminal organization or money laundering by a final judgment.
• The Consultant makes use of child labor or forced labor and/or practice discrimination, and/or do not respect the right to freedom of association and the right to organize and engage in collective bargaining pursuant to the core conventions of the International Labour Organization (ILO).

Principal Point of Contact

Interested firms can submit any questions to the following address haiti@cleancookingalliance.org

Submission details

Interested firms are requested to submit their bids by September 21^st, 2021, to the following address haiti@cleancookingalliance.org

Demande de Propositions (RFP) pour le Service d’Assistance Juridique

Sommaire

L’Alliance pour la Cuisson Propre (la CCA) de la Fondation des Nations Unies (l’UNF) accepte les propositions pour le projet de marchés des réchauds et des énergies propres en Haïti. Le Projet de Marché des Réchauds et des Énergies Propres en Haïti, financé par le gouvernement du Canada, établit les bases d’une transformation du marché durable et à long terme pour des solutions de caisson plus propres et plus efficaces. Les efforts du projet comprennent une combinaison d’activités de développement du marché pour augmenter les ventes de réchauds et de combustibles plus propres et plus efficaces par les entreprises haïtiennes, en stimulant la demande des consommateurs pour l’utilisation de ces réchauds. Nos efforts englobent également une politique et un plaidoyer pour permettre la croissance continue du marché des réchauds et des combustibles propres. Le Projet est dirigé par l’Alliance pour la Cuisson Propre (CCA), en étroite collaboration avec le gouvernement d’Haïti, les parties prenantes locales, les acteurs locaux tels que le secteur privé, les donateurs, les organisations de la société civile et les agences des Nations Unies.

Historique de l’organisation

L’Alliance pour la Cuisson Propre (la CCA) travaille avec un réseau mondial de partenaires pour construire une industrie inclusive qui rend la cuisson propre accessible aux familles du monde entier. Fondée en 2010, la CCA appuie le développement, la vente, la distribution et l’utilisation continue de solutions de cuisson propre, qui transforment des vies en améliorant la santé, en protégeant le climat et l’environnement, et en aidant les familles à économiser temps et argent. En accord avec les objectifs de développement durable, la CCA s’efforce d’atteindre l’accès universel à la cuisson propre d’ici 2030.

Objectif

Dans le cadre de ses opérations en Haïti, la CCA recherche un cabinet d’avocats pouvant fournir des services juridiques pour soutenir la mise en œuvre des activités de son projet.

Contenu du travail et produits livrables

Le soutien des services juridiques comprendra les domaines suivants :

• Soutien à la préparation et à l’examen des documents juridiques liés aux opérations de l’organisation.
• Examen des contrats administratifs, des contrats de travail et des contrats avec les contractants
• Formulation de recommandations et soutien juridique pour tous les litiges et différends découlant des opérations de l’organisation.

Période d’exécution du projet

Les activités du projet sont prévues jusqu’au 31 mars 2022.

Exigences techniques

• Être un cabinet dûment enregistré et autorisé à opérer en Haïti
• Avoir au moins sept ans d’expérience dans la prestation des services juridiques décrits ci-dessus
• Être capable de communiquer en anglais et en français (écrit et parlé).

Présentation de l’offre :

L’offre doit inclure les éléments suivants :

• L’expérience du consultant dans la fourniture de services similaires.
• La structure administrative du cabinet du Consultant
• Une copie des documents administratifs qui indiquent que le Consultant est dûment enregistré.
• Une lettre de recommandation de deux organisations auxquelles le Consultant fournit ou a fourni des services similaires.
• Une expérience avérée de travail avec des ONG internationales ainsi qu’avec des organisations étrangères à but non lucratif et une compréhension de la conformité juridique dans le pays.
• Un budget indiquant le coût des services

Calendrier

Budget

Un budget détaillé en dollars américains doit être soumis avec la proposition. Le budget doit inclure les valeurs avant et après impôt. Le budget doit inclure les coûts directs (personnel, avantages sociaux, déplacements, accords auxiliaires, équipement, fournitures, etc.), ainsi que les coûts indirects (frais généraux). Pour les coûts indirects, veuillez indiquer une liste des dépenses couvertes par le taux indirect. Pour tous les coûts directs, veuillez inclure les hypothèses qui ont été faites pour arriver aux coûts par poste (par exemple, 2 voyages @ 1 500 $/trip = 3 000 $ ou 20 heures de personnel @ 40 $/heure = 800 $).

La proposition doit également inclure les titres du personnel soutenant la mission avec les taux journaliers payables. En outre, le cas échéant, le personnel doit soumettre une estimation des honoraires et de tous les frais récurrents ou mensuels associés.

Si une offre présente un écart mathématique, la CCA peut corriger l’écart et informer le consultant de l’ajustement. Dans ces circonstances, le consultant peut choisir de retirer sa soumission.

Processus d’évaluation

L’Alliance pour la cuisson propre examinera toutes les propositions écrites et pourra demander un entretien téléphonique ou en personne et/ou une mise à jour de la soumission afin de répondre aux questions ou de fournir des précisions.  L’Alliance utilisera les critères suivants dans son évaluation.

Intention et clause de non-responsabilité

La présente demande de propositions a pour but d’identifier un consultant capable de fournir les résultats décrits dans la présente demande de propositions.  L’UNF/l’Alliance pour la cuisson propre s’appuiera sur les déclarations du consultant pour s’assurer qu’elles sont véridiques et conformes à la description. L’Alliance pour la cuisson propre suppose qu’elle peut avoir confiance dans la capacité du consultant à fournir le(s) produit(s) et/ou service(s) proposé(s) en réponse à cette demande de propositions.

Si la CCA modifie la demande de propositions, des copies de ces modifications seront envoyées à tous les répondants à la proposition.

Directives et exigences relatives aux propositions

• Cette demande de propositions est ouverte à de multiples partenaires et constitue un processus concurrentiel.
• Les propositions reçues après le 21/09/2021 à 20h00 EST ne seront pas prises en compte.
• Le prix fourni doit être en dollars américains et doit contenir les valeurs avant et après impôts. Si le processus exclut certains frais ou charges, le demandeur doit fournir une liste détaillée des frais exclus avec une explication complète de la nature de ces frais.
• L’Alliance préfère un point de contact unique qui gère les livrables. Si l’exécution des travaux à réaliser par le consultant nécessite l’embauche de sous-traitants, le consultant doit l’indiquer clairement dans sa proposition. Les sous-traitants doivent être identifiés et le travail qu’ils effectueront doit être défini. Les sous-traitants sont soumis au contrôle et à l’approbation de l’UNF/l’Alliance.
• L’Alliance ne refusera pas une proposition sur la base de l’utilisation de sous-traitants ; cependant, nous nous réservons le droit de refuser les sous-traitants que vous avez sélectionnés.
• Les dispositions du présent appel d’offres et le contenu des réponses retenues sont considérés comme pouvant être inclus dans les obligations contractuelles finales.

Format de la proposition

Les propositions doivent inclure la signature du demandeur ainsi qu’un formulaire de déclaration signé. Les propositions doivent inclure le nom légal complet du demandeur, ainsi que la formation juridique et la structure de propriété (par exemple, la certification de l’incorporation, le statut fiscal et l’identification, etc.)

Contrat et conformité

La CCA négociera les termes du contrat après la sélection. Une copie des termes et conditions du contrat sera fournie lors de la sélection. Tous les contrats sont soumis à l’examen de l’équipe des services commerciaux et des rapports budgétaires de la Fondation des Nations Unies. Le projet commencera dès l’exécution complète du contrat. Le contrat décrira les termes et conditions, l’étendue, le budget et les termes applicables. Le(s) bénéficiaire(s) sélectionné(s) doivent se conformer aux exigences de conformité de la CCA, de la Fondation des Nations Unies et des bailleurs de fonds. Le(s) bénéficiaire(s) sélectionné(s) doivent également faire l’objet d’une vérification préalable détaillée sur les plans juridique, financier et commercial.

Décharge

Le consultant comprend que l’Alliance pour une Cuisine Propre a choisi de solliciter un appel d’offres pour des services de conseil, et que la réponse du consultant ne garantit pas que l’Alliance pour une Cuisine Propre conclura un nouveau contrat avec le consultant ou poursuivra tout contrat en cours avec le consultant.

Le consultant accepte que L’Alliance pour la cuisson propre puisse, à sa seule discrétion : – Modifier ou annuler la demande de propositions, en tout ou en partie, à tout moment.

• Prolonger la date limite de soumission des réponses
• Déterminer si une réponse est conforme ou non aux exigences de la demande de propositions.
• Renoncer à toute irrégularité mineure, à tout caractère informel ou à toute non-conformité aux dispositions ou aux procédures de la DDP
• Négocier avec tous les consultants que l’UNF juge acceptables.
• Attribuer plusieurs marchés
• Photocopier les réponses pour évaluation/révision

Cette demande de propositions ne constitue pas une offre de contrat.  La CCA n’assume aucune responsabilité pour les frais engagés par les consultants pour répondre à cette demande de propositions. Toutes les réponses deviennent la propriété de l’Alliance pour une Cuisine Propre.

Le consultant, en soumettant une réponse à cette demande de propositions, renonce à tout droit de protestation ou à tout recours juridique concernant tout aspect de cette demande de propositions.

Le consultant déclare qu’il a répondu à la demande de propositions en toute honnêteté et exactitude. Si les faits fournis dans la réponse du consultant changent, le consultant accepte de compléter sa réponse par écrit avec les suppressions, les ajouts ou les changements dans les dix (10) jours suivant les changements. Le consultant procédera ainsi, si nécessaire, tout au long du processus de sélection.

Le consultant comprend qu’il peut recevoir des informations exclusives et confidentielles de la part de l’Alliance pour une cuisine propre au cours du processus de demande de propositions (“Informations confidentielles”).  Le Consultant et l’Alliance conviennent de ne pas utiliser les informations confidentielles à d’autres fins que la participation du Consultant au processus de la DP, et de ne pas révéler les informations confidentielles directement ou indirectement à toute autre personne, entité ou organisation sans le consentement écrit préalable de l’autre partie. Le consultant et l’Alliance conviennent en outre de prendre toutes les précautions raisonnables pour préserver la nature exclusive et confidentielle des informations confidentielles là où elles peuvent le mieux démontrer leur valeur et leur capacité à fournir une valeur significative à l’échelle de l’écosystème.

Motifs d’exclusion

Les fausses déclarations importantes, y compris les omissions, peuvent disqualifier le consultant pour l’attribution d’un contrat.

Les soumissions seront rejetées à la seule discrétion de la CCA si elle constate que le consultant s’est livré à des pratiques illégales ou de corruption dans le cadre de l’attribution du marché.

Le consultant sera exclu de la participation pour les raisons ci-dessous. En soumettant une proposition en réponse à la demande de propositions, le consultant ne confirme qu’aucune des circonstances ci-dessous ne s’applique :

• Le Consultant est en faillite ou en liquidation, voit ses affaires administrées par les tribunaux, a conclu un arrangement avec ses créanciers, a suspendu ses activités commerciales, fait l’objet d’une procédure concernant ces questions, ou se trouve dans toute situation analogue découlant d’une procédure similaire prévue par la législation ou la réglementation nationale.
• Le Consultant ou les personnes ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sur eux ont été reconnus coupables d’un délit concernant leur conduite professionnelle par un jugement définitif.
• Le Consultant a été reconnu coupable d’une faute professionnelle grave, prouvée par tout moyen que l’Alliance peut justifier.
• Le Consultant n’a pas rempli les obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou des impôts conformément aux dispositions légales du pays dans lequel il est établi, ou au sein des États-Unis d’Amérique, ou celles du pays où le contrat doit être exécuté.
• Le Consultant ou les personnes ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sur eux ont été condamnés pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou blanchiment d’argent par un jugement définitif.
• Le consultant a recours au travail des enfants ou au travail forcé et/ou pratique la discrimination, et/ou ne respecte pas le droit à la liberté d’association et le droit de s’organiser et d’engager des négociations collectives conformément aux conventions fondamentales de l’Organisation internationale du travail (OIT).

Point de contact principal

Les entreprises intéressées peuvent soumettre toute question à l’adresse suivante : haiti@cleancookingalliance.org.

Détails de la soumission

Les entreprises intéressées sont priées de soumettre leurs offres avant le 21 septembre 2021, à l’adresse suivante : haiti@cleancookingalliance.org.